Privacy PolicyPrivaatheidsbeleid

1. Who We Are

Pingback helps businesses (our clients) answer the people who message them on WhatsApp (their customers). This policy covers our clients, their customers, and visitors to pingback.co.za.

2. Our Role

For our clients and website visitors, Pingback is the responsible party, which means we decide how that information is used.

For customers who message one of our clients, that business is the responsible party. Pingback is their operator: we handle the information only on the business's behalf, under a written agreement, to answer and manage enquiries. You're also welcome to ask the business directly how it uses your information.

3. What We Collect

From clients: business name, contact person, phone and WhatsApp numbers, email address, business details (services, areas, hours, price guidelines), and billing details.

From customers who message a client:

• WhatsApp number and profile name
• The messages you send, including text, photos, voice notes and files
• Details you share about your enquiry, such as your name, area, the type of job and how urgent it is
• The dates and times of messages
• Your number, if you called a client and the call was missed (only where the client uses our missed-call feature)

From website visitors: we don't use tracking or advertising cookies. Our hosting provider may log basic technical details (such as IP address and browser type) for security. The site loads fonts from Google Fonts, which receives your IP address when the page opens.

4. How We Use It

• To reply to customers on the client's behalf and collect the details of their enquiry
• To pass enquiries on to the client, for example by WhatsApp, SMS or email
• To send polite follow-up messages about a quote the client has sent you
• To give clients simple reports, such as how many enquiries came in and how fast they were answered
• To set up, bill and support client accounts
• To keep the service secure, fix problems and improve it

We use information because it's needed to provide a service you asked for (you messaged the business), to fulfil our agreement with clients, or for legitimate business interests that don't outweigh your rights. We never sell personal information, and we don't use customers' details to advertise our own services to them.

5. Automated Replies

Replies to customers are written by an AI assistant set up for each client. It only talks about that client's business, and it doesn't make final decisions about you. Prices, bookings and anything unusual are passed to a person at the business. You can ask to speak to a person at any time.

6. Who We Share It With

We only share information with the business you contacted and with the service providers we need to run Pingback. They must keep it confidential and secure.

• Meta / WhatsApp: to deliver messages
• Our chat management platform: to store and route conversations
• Cloud database and hosting providers: to store enquiry records
• AI providers: to write replies and turn voice notes into text. Where the option exists, we don't allow them to use the data to train their systems.
• SMS, calling and email providers: for alerts, missed-call messages and reports

We may also share information if the law requires it.

7. Information Sent Outside South Africa

Some of these providers store or process data in other countries. We only use providers that are bound by laws, agreements or policies giving protection similar to POPIA, as section 72 of POPIA requires.

8. How Long We Keep It

We keep customer enquiry records while the client uses Pingback, and for up to 12 months after the last message, unless the client asks us to delete them sooner or the law requires us to keep them longer. When a client leaves Pingback, we return or delete their data within 30 days. Billing records are kept for as long as tax law requires.

9. How We Keep It Safe

We use sensible security measures, including encrypted connections, restricted access and trusted providers. If there's ever a security breach that affects your information, we'll tell the Information Regulator and the people affected, as POPIA requires.

10. Your Rights

• Stop messages: reply STOP to any message and you won't receive further automated messages from that business through Pingback. Reply START to opt back in.
• See your information: ask what personal information we hold about you.
• Correct or delete: ask us to fix or delete your information.
• Object: object to us using your information for legitimate interests.
• Complain: you can lodge a complaint with the Information Regulator at inforegulator.org.za.

To make a request, email darian@pingback.co.za. We may need to confirm who you are. If your request is about a client's customer records, we'll work with that business to respond.

11. Children

Pingback is a service for businesses and isn't aimed at children. If a child has contacted a business through Pingback and a parent or guardian would like the information removed, please contact us.

12. Changes

We may update this policy from time to time. The latest version will always be on this page, with the date at the top.

1. Wie Ons Is

Pingback help besighede (ons kliënte) om mense wat hulle op WhatsApp kontak (hul klante) te antwoord. Hierdie beleid dek ons kliënte, hul klante, en besoekers aan pingback.co.za.

2. Ons Rol

Vir ons kliënte en webwerfbesoekers is Pingback die verantwoordelike party, wat beteken ons besluit hoe daardie inligting gebruik word.

Vir klante wat een van ons kliënte kontak, is daardie besigheid die verantwoordelike party. Pingback is hul operateur: ons hanteer die inligting slegs namens die besigheid, volgens 'n skriftelike ooreenkoms, om navrae te beantwoord en te bestuur. Jy is ook welkom om die besigheid self te vra hoe hulle jou inligting gebruik.

3. Wat Ons Insamel

Van kliënte: besigheidsnaam, kontakpersoon, telefoon- en WhatsApp-nommers, e-posadres, besigheidsbesonderhede (dienste, areas, ure, prysriglyne) en faktuurbesonderhede.

Van klante wat 'n kliënt kontak:

• WhatsApp-nommer en profielnaam
• Die boodskappe wat jy stuur, insluitend teks, foto's, stemnotas en lêers
• Besonderhede oor jou navraag, soos jou naam, area, die soort werk en hoe dringend dit is
• Die datums en tye van boodskappe
• Jou nommer, as jy 'n kliënt gebel het en die oproep gemis is (slegs waar die kliënt ons gemiste-oproep-funksie gebruik)

Van webwerfbesoekers: ons gebruik nie opsporings- of advertensiekoekies nie. Ons gasheerdiens kan basiese tegniese besonderhede (soos IP-adres en blaaiertipe) vir sekuriteit aanteken. Die webwerf laai lettertipes van Google Fonts, wat jou IP-adres ontvang wanneer die bladsy oopmaak.

4. Hoe Ons Dit Gebruik

• Om klante namens die kliënt te antwoord en die besonderhede van hul navraag in te samel
• Om navrae aan die kliënt deur te gee, byvoorbeeld per WhatsApp, SMS of e-pos
• Om beleefde opvolgboodskappe te stuur oor 'n kwotasie wat die kliënt aan jou gestuur het
• Om kliënte eenvoudige verslae te gee, soos hoeveel navrae ingekom het en hoe vinnig dit beantwoord is
• Om kliëntrekeninge op te stel, te faktureer en te ondersteun
• Om die diens veilig te hou, probleme reg te stel en dit te verbeter

Ons gebruik inligting omdat dit nodig is om 'n diens te lewer waarvoor jy gevra het (jy het die besigheid gekontak), om ons ooreenkoms met kliënte na te kom, of vir regmatige besigheidsbelange wat nie swaarder weeg as jou regte nie. Ons verkoop nooit persoonlike inligting nie, en ons gebruik nie klante se besonderhede om ons eie dienste aan hulle te adverteer nie.

5. Outomatiese Antwoorde

Antwoorde aan klante word geskryf deur 'n KI-assistent wat vir elke kliënt opgestel is. Dit praat net oor daardie kliënt se besigheid, en neem nie finale besluite oor jou nie. Pryse, besprekings en enigiets ongewoons word na 'n persoon by die besigheid deurgestuur. Jy kan enige tyd vra om met 'n persoon te praat.

6. Met Wie Ons Dit Deel

Ons deel inligting slegs met die besigheid wat jy gekontak het en met die diensverskaffers wat ons nodig het om Pingback te bedryf. Hulle moet dit vertroulik en veilig hou.

• Meta / WhatsApp: om boodskappe af te lewer
• Ons gespreksbestuurplatform: om gesprekke te stoor en te versprei
• Wolkdatabasis- en gasheerverskaffers: om navraagrekords te stoor
• KI-verskaffers: om antwoorde te skryf en stemnotas na teks om te skakel. Waar die opsie bestaan, laat ons hulle nie toe om die data te gebruik om hul stelsels op te lei nie.
• SMS-, oproep- en e-posverskaffers: vir kennisgewings, gemiste-oproep-boodskappe en verslae

Ons kan ook inligting deel as die wet dit vereis.

7. Inligting Buite Suid-Afrika

Sommige van hierdie verskaffers stoor of verwerk data in ander lande. Ons gebruik slegs verskaffers wat gebonde is aan wette, ooreenkomste of beleide wat beskerming soortgelyk aan POPIA bied, soos artikel 72 van POPIA vereis.

8. Hoe Lank Ons Dit Hou

Ons hou klante se navraagrekords solank die kliënt Pingback gebruik, en tot 12 maande ná die laaste boodskap, tensy die kliënt vra dat ons dit gouer uitvee of die wet vereis dat ons dit langer hou. Wanneer 'n kliënt Pingback verlaat, gee ons hul data terug of vee dit binne 30 dae uit. Faktuurrekords word gehou so lank as wat belastingwetgewing vereis.

9. Hoe Ons Dit Veilig Hou

Ons gebruik sinvolle sekuriteitsmaatreëls, insluitend geënkripteerde verbindings, beperkte toegang en betroubare verskaffers. As daar ooit 'n sekuriteitsoortreding is wat jou inligting raak, sal ons die Inligtingsreguleerder en die betrokke persone inlig, soos POPIA vereis.

10. Jou Regte

• Stop boodskappe: antwoord STOP op enige boodskap en jy sal nie verdere outomatiese boodskappe van daardie besigheid deur Pingback ontvang nie. Antwoord START om weer in te teken.
• Sien jou inligting: vra watter persoonlike inligting ons oor jou hou.
• Korrigeer of vee uit: vra ons om jou inligting reg te stel of uit te vee.
• Maak beswaar: maak beswaar teen die gebruik van jou inligting vir regmatige belange.
• Kla: jy kan 'n klagte by die Inligtingsreguleerder indien by inforegulator.org.za.

Om 'n versoek te rig, e-pos darian@pingback.co.za. Ons moet dalk bevestig wie jy is. As jou versoek oor 'n kliënt se klanterekords gaan, werk ons saam met daardie besigheid om te antwoord.

11. Kinders

Pingback is 'n diens vir besighede en is nie op kinders gemik nie. As 'n kind 'n besigheid deur Pingback gekontak het en 'n ouer of voog wil hê dat die inligting verwyder word, kontak ons asseblief.

12. Veranderinge

Ons kan hierdie beleid van tyd tot tyd opdateer. Die nuutste weergawe sal altyd op hierdie bladsy wees, met die datum bo-aan.

Hierdie beleid is ook in Engels beskikbaar. As daar enige verskil tussen die twee weergawes is, geld die Engelse weergawe.